Article 1 – Objet et champ d'application
Les présentes Conditions Générales encadrent l'ensemble des prestations réalisées par QUALYSS CERTIFICATION dans le cadre de la certification selon le Référentiel National Qualité (RNQ) ou tout autre référentiel pris en charge par l'organisme. Elles s'appliquent à toutes les étapes du processus de certification : instruction du dossier, audits, analyse des résultats, décision, délivrance, maintien, suspension, retrait ou renouvellement du certificat.
Article 2 – Nature et portée du contrat
Le contrat conclu entre QUALYSS CERTIFICATION et le Client définit les modalités techniques, administratives et financières de la certification ; les engagements réciproques des parties ; les règles d'impartialité, de confidentialité et de protection des données ; les conditions d'utilisation du certificat. Le contrat prend effet à la date de signature par les deux parties et est régi par le droit français.
Article 3 – Évolution et modification du contrat
Toute modification des conditions contractuelles ou des données d'entrée (sites, activités, CA, périmètre, organisation…) peut entraîner une révision du temps d'audit, des modalités d'intervention, des coûts associés. Ces modifications donnent lieu à un avenant, signé par les deux parties. En cas de contradiction entre le contrat et un avenant, l'avenant prévaut.
Article 4 – Obligations du Client
Le Client s'engage à respecter l'ensemble des obligations suivantes :
4.1 Exactitude et mise à jour des informations
Le Client doit : fournir des informations exactes, sincères et complètes ; informer QUALYSS CERTIFICATION de tout changement susceptible d'impacter la certification (organisation, dirigeants, SIREN/SIRET, NDA, sites, activités, CA ; communiquer les démarches de certification antérieures et leurs résultats ; déclarer tout lien avec un auditeur proposé ; déclarer sur l'honneur ne pas être engagé simultanément dans une démarche de certification auprès d'un autre organisme pour les mêmes catégories d'actions que celles sollicitées auprès de QUALYSS CERTIFICATION. Il atteste également ne pas avoir fait l'objet, au cours des trois derniers mois, d'un refus ou d'un retrait de certification portant sur ces mêmes catégories. Si l'une de ces situations s'est produite ou est en cours, le client s'engage à en informer QUALYSS CERTIFICATION de manière complète et préalable, afin de permettre l'analyse de recevabilité de sa demande.
La signature du présent contrat vaut, déclaration sur l'honneur.
4.2 Accès et coopération
Le Client doit : permettre l'accès aux locaux, systèmes, personnels et éléments nécessaires à l'audit ; garantir la sécurité des auditeurs ; faciliter la bonne exécution des audits.
4.3 Respect des exigences normatives
Le Client s'engage à : respecter les exigences du RNQ et les règles de QUALYSS CERTIFICATION ; réaliser l'ensemble des audits du cycle (initial, surveillance, renouvellement) ; respecter les exigences légales et réglementaires applicables ; utiliser la certification de manière conforme et non trompeuse.
4.4 Communication externe
Le Client s'interdit : toute utilisation abusive ou trompeuse du certificat ; toute communication laissant entendre que des activités non certifiées le sont ; toute modification des documents de certification.
En cas de suspension ou de retrait, toute communication doit cesser immédiatement.
4.5 Report ou annulation d'audit
En cas de report ou annulation imputable au Client : 15 à 10 jours ouvrés avant l'audit : 20 % du montant de l'audit ; 9 à 5 jours ouvrés : 50 % ; moins de 4 jours ouvrés : 100 %.
4.6 Impartialité et supervision
Le Client accepte : la présence d'un évaluateur Cofrac lors d'un audit ; la transmission d'informations confidentielles au Cofrac dans le cadre de ses évaluations.
Article 5 – Engagements de QUALYSS CERTIFICATION
QUALYSS CERTIFICATION s'engage à : réaliser les audits avec des auditeurs compétents, qualifiés et régulièrement évalués ; garantir l'impartialité et l'indépendance du processus ; informer le Client en cas de recours à la sous‑traitance ; protéger les informations confidentielles ; informer le Client des évolutions réglementaires ou normatives ; assurer la sécurité et la confidentialité des données traitées.
Article 6 – Délivrance et gestion du certificat
Le certificat est délivré lorsque : les exigences du RNQ sont satisfaites ; les non‑conformités sont levées ; la décision indépendante est favorable ; les frais dus sont intégralement réglés. Le certificat : est valable trois (3) ans ; peut comporter une annexe listant les sites certifiés ; reste la propriété de QUALYSS CERTIFICATION ; ne peut être modifié par le Client. Toute mise à jour (adresse, KBIS, SIREN…) fait l'objet d'un avenant et d'une facturation.
Article 7 – Durée, renouvellement et fin du contrat
Le contrat reste valable jusqu'à la fin du cycle de certification, sauf : résiliation, non‑respect des obligations, évolution réglementaire, impossibilité de réaliser l'audit dans les 6 mois suivant la signature. Un nouveau contrat est émis pour chaque cycle de certification.
Article 8 – Résiliation
Le contrat peut être résilié par l'une ou l'autre partie, par courrier recommandé ou mail avec accusé de réception. En cas de résiliation imputable au Client ; restitution immédiate du certificat ; interdiction d'utiliser toute référence à la certification. Aucun frais en cas de transfert de certification.
Article 9 – Suspension et retrait
QUALYSS CERTIFICATION peut suspendre ou retirer la certification en cas de : non‑conformité majeure non levée, non‑paiement, refus d'audit, fraude, usage abusif du certificat.
La suspension ne peut excéder quatre (4) mois, sauf décision motivée de QUALYSS CERTIFICATION.
Article 10 – Audit complémentaire
Un audit complémentaire peut être exigé en cas de : non‑conformité majeure, nombre important de non‑conformités mineures, changement significatif du périmètre. Il est facturé selon les tarifs en vigueur.
Article 11 – Transfert de certification
En cas de transfert depuis un autre OC : QUALYSS CERTIFICATION analyse les rapports d'audit précédents ; confirme ou ajuste le chiffrage selon les résultats ; peut refuser le transfert si les conditions ne sont pas réunies.
Article 12 – Responsabilités
QUALYSS CERTIFICATION ne peut être tenue responsable des dommages résultants : d'informations erronées fournies par le Client, d'une mauvaise utilisation du certificat, d'une interprétation incorrecte des exigences par le Client.
Article 13 – Appels
Le Client peut contester une décision de certification. QUALYSS CERTIFICATION applique une procédure d'appel indépendante, impartiale et documentée.
Article 14 – Force majeure
En cas d'événement imprévisible, irrésistible et extérieur, les obligations sont suspendues. Si la situation dure plus de deux mois, le contrat peut être résilié sans indemnité.
Article 15 – Réclamations et plaintes
Toute réclamation ou plainte fait l'objet d'un traitement impartial, par une personne non impliquée dans l'objet de la réclamation.
Article 16 – Confidentialité
Toutes les informations obtenues ou générées dans le cadre de la certification sont strictement confidentielles, sauf obligation légale ou demande du Cofrac.
QUALYSS CERTIFICATION informe le Client en cas de transmission obligatoire, sauf interdiction légale.
Article 17 – Communication sur la certification
Le Client peut communiquer sur sa certification dans le respect : des règles d'usage du certificat, des règles d'utilisation de la marque Qualiopi, des règles de QUALYSS CERTIFICATION. QUALYSS CERTIFICATION peut publier les informations relatives au certificat (raison sociale, périmètre, dates…).