1. OBJET, CHAMP D'APPLICATION ET DÉFINITIONS
1.1 Objet des CGV et nature de l'activité de certification
Les CGV définissent les conditions contractuelles applicables aux prestations de certification Qualiopi réalisées par QUALYSS CERTIFICATION. Elles encadrent l'ensemble du cycle de certification : instruction, audits, décision, surveillance, renouvellement, suspension et retrait.
1.2 Champ d'application — catégories d'actions certifiables
Les CGV s'appliquent aux certifications portant sur les catégories RNQ :
- Actions de Formation (AF)
- Bilans de Compétences (BC)
- Validation des Acquis de l'Expérience (VAE)
- Centre de Formation par Apprentissage (CFA)
1.3 Glossaire et définitions réglementaires
Définitions des termes essentiels : audit, non‑conformité, périmètre, site, sous‑traitant, surveillance, renouvellement, décision de certification, impartialité, etc.
1.4 Valeur contractuelle et opposabilité — hiérarchie des documents
Les CGV, le contrat, les annexes et les règles d'usage du certificat constituent un ensemble contractuel indivisible. En cas de contradiction, l'ordre de priorité est : contrat → annexes → CGV → documents d'information.
1.5 Non‑ingérence et absence de conseil
QUALYSS CERTIFICATION ne fournit aucun conseil opérationnel susceptible d'influencer la conformité du client. Toute assistance se limite à des clarifications réglementaires.
2. PROCESSUS DE CANDIDATURE ET RECEVABILITÉ
2.1 Conditions de recevabilité
Le dossier doit être complet, sincère, conforme aux exigences RNQ et transmis dans les délais. QUALYSS vérifie l'éligibilité du prestataire.
2.2 Composition du dossier
Pièces obligatoires : informations administratives, catégories d'actions, sites, CA N-1, NDA, organigramme, sous-traitance éventuelle. Délais de transmission précisés.
2.3 Périmètre de certification demandé
Le client déclare les catégories d'actions, les sites concernés et les volumes d'activité. Toute modification ultérieure doit être signalée.
2.4 Traitement de la recevabilité
QUALYSS analyse le dossier et notifie la recevabilité ou les compléments nécessaires dans un délai défini.
2.5 Déclaration d'historique de certification
Le client déclare tout refus, retrait ou certification en cours auprès d'un autre organisme. Toute omission peut entraîner un refus.
3. MODALITÉS D'AUDIT ET PROCESSUS DE CERTIFICATION
3.1 Types d'audits
Audit initial, audit de surveillance (S1/S2), audit de renouvellement, audit d'extension et audit complémentaire. Chaque audit suit les exigences RNQ.
3.2 Programmation et plan d'audit
QUALYSS propose un plan d'audit ; le client doit garantir l'accès aux sites, documents et personnels si nécessaire.
3.3 Exigences de l'audit documentaire et terrain
Le client fournit les preuves nécessaires : procédures, enregistrements, traçabilité, entretiens, démonstrations.
3.4 Rapport d'audit et traitement des écarts
Les écarts majeurs et mineurs sont notifiés. Le client doit fournir des actions correctives dans les délais réglementaires.
3.5 Décision de certification
La décision est prise par un décideur indépendant, distinct de l'auditeur. Aucune décision n'est sous-traitée.
3.6 Continuité de certification
Le renouvellement doit être réalisé avant l'échéance pour éviter toute rupture de certification.
4. TARIFICATION, FACTURATION ET CONDITIONS DE PAIEMENT
4.1 Grille tarifaire — frais de dossier, journées d'audit, frais annexes
La tarification appliquée par QUALYSS CERTIFICATION repose sur :
- Des frais de dossier couvrant l'instruction administrative de la demande ;
- Un temps d'audit calculé selon les exigences RNQ (catégories, sites, volumes d'activité) ;
- Des frais annexes éventuels (déplacements, hébergement, audits complémentaires).
Les tarifs sont définis dans la grille tarifaire en vigueur au moment de la signature du contrat.
4.2 Modalités de facturation et conditions de règlement — pénalités de retard
La prestation est facturée avant la réalisation de l'audit. Le règlement doit intervenir à réception de facture, sauf accord particulier. Tout retard entraîne :
- L'application de pénalités légales ;
- La suspension de la prestation ;
- L'impossibilité de délivrer ou maintenir la certification.
4.3 Révision tarifaire annuelle et information préalable du client
QUALYSS peut réviser ses tarifs une fois par an. Toute modification est communiquée au client avant son entrée en vigueur. Les tarifs révisés s'appliquent aux prestations non encore réalisées.
4.4 Frais supplémentaires : multi-sites, extensions de périmètre, audits inopinés
Des frais additionnels peuvent être appliqués dans les situations suivantes :
- Certification multi-sites nécessitant un échantillonnage élargi ;
- Extension de périmètre en cours de cycle ;
- Audit complémentaire imposé par un écart majeur ;
- Audit inopiné demandé par une autorité ou par QUALYSS en cas de suspicion grave.
Ces frais sont communiqués au client avant facturation.
4.5 Conditions financières en cas de report, annulation ou impossibilité d'audit
En cas de report ou d'annulation à l'initiative du client, des frais peuvent être appliqués selon le délai de prévenance.
En cas d'impossibilité d'audit liée au client (absence de documents, absence de personnel, locaux fermés), l'audit est considéré comme reporté tardivement et facturé en conséquence.
5. CERTIFICAT, MARQUE DE CERTIFICATION ET USAGE
5.1 Délivrance du certificat — durée de validité (3 ans) et portée
Le certificat est délivré après décision favorable et est valable 3 ans, sous réserve :
- De la réalisation des audits de surveillance ;
- Du traitement des non-conformités ;
- Du respect continu des exigences RNQ.
La portée du certificat correspond strictement aux catégories et sites évalués.
5.2 Conditions d'usage du logo QUALIOPI et du logo QUALYSS
Le client doit respecter :
- La charte officielle d'usage du logo Qualiopi ;
- Les règles d'usage du logo QUALYSS CERTIFICATION ;
- L'interdiction de modifier, déformer ou associer les logos à des activités non certifiées.
Tout usage trompeur peut entraîner suspension ou retrait.
5.3 Registre public des certifiés — publication
QUALYSS publie les informations essentielles du certificat (raison sociale, périmètre, dates) sur son registre public et transmet les données requises à France Compétences.
5.4 Obligations déclaratives du certifié en cours de certification
Le certifié doit informer QUALYSS CERTIFICATION de tout changement pouvant impacter la certification :
- Modification de structure ;
- Changement de dirigeant ;
- Nouveaux sites ;
- Evolution du CA ;
- Cessation d'activité.
L'absence de déclaration peut entraîner suspension ou retrait de la certification.
5.5 Règles d'usage du certificat — reproduction, communication, restrictions
Le certificat doit être reproduit intégralement, sans modification. Il ne peut être utilisé que pour les activités certifiées.
Toute communication doit être loyale, non trompeuse et conforme aux règles d'usage.
6. GESTION MULTI-SITES ET SOUS-TRAITANCE
6.1 Définition du périmètre multi-sites — échantillonnage et audit des sites
Un organisme multi-sites est une structure disposant de plusieurs lieux d'activité. L'audit suit les règles RNQ : échantillonnage, visites obligatoires, analyse des spécificités locales.
6.2 Règles de sous-traitance de l'audit — conditions d'habilitation
QUALYSS peut confier des audits à des auditeurs sous-traitants :
- Qualifiés ;
- Evalués régulièrement ;
- Engagés à respecter impartialité et confidentialité.
Le client est informé en amont.
6.3 Responsabilité de QUALYSS sur les activités sous-traitées
Même en cas de sous-traitance, QUALYSS conserve :
- La responsabilité totale des audits ;
- La maîtrise des décisions ;
- La gestion des preuves et des rapports.
Aucune décision de certification n'est sous-traitée.
6.4 Tarification spécifique multi-sites et sous-traitance
Le temps d'audit est ajusté selon :
- Le nombre de sites ;
- Leur répartition géographique ;
- La complexité de l'organisation ;
- Les déplacements nécessaires.
Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer et sont communiqués au client.
7. SUSPENSION, RETRAIT ET RÉDUCTION DE CERTIFICATION
7.1 Suspension — conditions, procédure, effets
La certification peut être suspendue en cas de :
- Non-conformité majeure non traitée ;
- Non-paiement ;
- Usage abusif du certificat ;
- Refus d'audit.
Pendant la suspension, le client perd le droit d'utiliser le certificat et les logos.
7.2 Retrait — causes, procédure contradictoire, notification
Le retrait intervient lorsque les conditions de suspension ne sont pas levées ou en cas de manquement grave. Le client est informé et peut présenter ses observations avant décision.
7.3 Réduction / extension de périmètre
Le périmètre peut être réduit si certaines activités ne respectent plus les exigences. Il peut être étendu sur demande, après audit complémentaire.
7.4 Obligations du certifié en cas de suspension ou retrait
Le client doit :
- Cesser immédiatement toute communication ;
- Retirer les logos ;
- Informer ses partenaires si nécessaire.
7.5 Usage interdit du certificat
Toute utilisation du certificat ou du logo pendant une suspension ou après un retrait est strictement interdite.
8. RÉCLAMATIONS, APPELS ET LITIGES
8.1 Réclamations
Toute réclamation est enregistrée, analysée et traitée dans un délai défini. Une réponse motivée est fournie au client.
8.2 Appels
Le client peut contester une décision de certification. L'appel est examiné par une commission indépendante.
8.3 Médiation
En cas de désaccord persistant, une médiation peut être engagée avant toute action judiciaire.
8.4 Juridiction et droit applicable
Le contrat est soumis au droit français. Le tribunal compétent est celui du siège de QUALYSS.
9. IMPARTIALITÉ, INDÉPENDANCE ET CONFLITS D'INTÉRÊTS
9.1 Politique d'impartialité
QUALYSS CERTIFICATION garantit l'indépendance de ses décisions et la séparation des fonctions commerciales et techniques.
9.2 Gestion des conflits d'intérêts
Auditeurs et décideurs déclarent toute situation pouvant compromettre leur impartialité.
9.3 Confidentialité
Toutes les informations du client sont protégées et utilisées uniquement dans le cadre de la certification.
9.4 Surveillance Cofrac
Le client accepte la présence d'évaluateurs Cofrac lors d'audits témoins ou de revues documentaires.
10. PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES (RGPD)
10.1 Responsable de traitement — données collectées et finalités
QUALYSS CERTIFICATION traite les données nécessaires à la gestion du processus de certification. Les données concernent :
- Les informations administratives du prestataire ;
- Les données relatives aux personnels rencontrés lors des audits ;
- Les documents et preuves transmis pour démontrer la conformité au RNQ ;
- Les éléments nécessaires à la prise de décision et au suivi du certificat.
Ces données sont utilisées exclusivement pour :
- Instruire la demande de certification ;
- Planifier et réaliser les audits ;
- Analyser la conformité ;
- Prendre et tracer les décisions ;
- Répondre aux obligations légales.
10.2 Base légale du traitement — durées de conservation
Le traitement repose sur :
- L'exécution du contrat de certification ;
- Le respect d'obligations légales et réglementaires ;
- L'intérêt légitime de QUALYSS à assurer la traçabilité des audits et décisions.
Les données sont conservées pendant la durée du cycle de certification, puis archivées pour répondre aux obligations réglementaires et aux exigences Cofrac.
La durée de conservation est limitée au strict nécessaire.
10.3 Droits des personnes — accès, rectification, opposition, portabilité
Toute personne dont les données sont traitées peut demander :
- L'accès à ses données ;
- La rectification en cas d'erreur ;
- L'opposition ou la limitation du traitement lorsque cela est possible ;
- La suppression dans les limites des obligations légales ;
- La portabilité lorsque le traitement le permet.
QUALYSS répond aux demandes dans un délai raisonnable, sous réserve de préserver la traçabilité exigée par la certification.
10.4 Transmission à des tiers — Cofrac, autorités, obligations légales
Certaines données peuvent être transmises à :
- Cofrac, dans le cadre de ses missions de surveillance (audits témoins, revues documentaires) ;
- France Compétences, pour la publication des organismes certifiés ;
- Des autorités administratives, en cas d'obligation légale ;
- Des auditeurs sous-traitants, strictement pour la réalisation des audits.
Aucune donnée n'est transmise à des fins commerciales.
QUALYSS garantit la confidentialité et la sécurité des informations partagées.
11. RESPONSABILITÉS CONTRACTUELLES ET LIMITATIONS
11.1 Responsabilité de QUALYSS — obligations de moyens et de résultat
QUALYSS s'engage à réaliser la certification conformément :
- Aux exigences du RNQ ;
- A la norme ISO/IEC 17065 ;
- Aux règles d'impartialité et de compétence.
QUALYSS a une obligation de moyens renforcée : elle met en œuvre toutes les ressources nécessaires pour conduire les audits et prendre une décision objective, mais ne garantit pas l'obtention de la certification.
11.2 Limitations de responsabilité — exclusions et force majeure
QUALYSS ne peut être tenue responsable :
- Des conséquences liées à des informations inexactes ou incomplètes fournies par le client ;
- Des décisions prises par des tiers ;
- Des dommages indirects (perte de marché, perte de chiffre d'affaires) ;
- Des situations de force majeure rendant l'audit impossible ;
La responsabilité de QUALYSS est limitée au montant de la prestation facturée.
11.3 Obligations du prestataire certifié — coopération et sincérité des informations
Le client s'engage à :
- Fournir des informations exactes, complètes et actualisées ;
- Garantir l'accès aux sites, documents et personnels lors des audits ;
- Respecter les délais de transmission des preuves ;
- Informer QUALYSS de tout changement impactant la certification.
Tout manquement peut entraîner suspension ou retrait.
11.4 Responsabilité en cas de fraude, fausse déclaration ou dissimulation
Toute fraude, falsification de documents, dissimulation d'informations ou tentative d'influencer l'audit constitue un manquement grave. QUALYSS peut alors :
- Suspendre immédiatement la certification ;
- Prononcer un retrait ;
- Refuser toute nouvelle demande ;
- Informer les autorités compétentes si nécessaire.
12. DISPOSITIONS FINALES ET ÉVOLUTION DES CGV
12.1 Modification des CGV — information et entrée en vigueur
QUALYSS peut modifier les CGV pour tenir compte :
- Des évolutions réglementaires ;
- Des exigences RNQ ;
- Des exigences Cofrac ;
- De l'évolution de ses procédures internes.
Les nouvelles CGV s'appliquent aux prestations non encore réalisées après information du client.
12.2 Nullité partielle — clause de divisibilité
Si une clause est déclarée nulle, les autres dispositions restent applicables. La clause concernée est remplacée par une disposition conforme ayant un effet équivalent.
12.3 Documents contractuels annexés
Les annexes font partie intégrante du contrat. Elles comprennent notamment :
- Les Conditions Générales de Certification ;
- Les règles d'usage du certificat et de la marque ;
- La politique RGPD et confidentialité ;
12.4 Priorité des documents en cas de contradiction
En cas de contradiction entre plusieurs documents contractuels, l'ordre de priorité est :
- Le contrat de certification,
- Les annexes,
- Les CGV,
- Les documents d'information.
Cet ordre garantit la cohérence juridique de l'ensemble.